AN lança roteiro para estudo de funções exercidas por órgãos

O programa de pesquisa Memória da Administração Pública Brasileira (Mapa) do Arquivo Nacional lançou a publicação “Orientações para o estudo de funções”. A publicação apresenta um roteiro, com exemplos práticos, para o desenvolvimento dos estudos de funções/subfunções, auxiliando a elaboração de códigos/planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos das atividades-fim dos órgãos e entidades da administração pública federal.  

Ao longo de sua trajetória, os órgãos/entidades exercem suas funções por meio das atividades que desenvolvem, e que ficam registradas nos documentos que produzem. A pesquisa da cadeia histórica desses órgãos possibilita identificar quais órgãos exerceram tais funções anteriormente, auxiliando a classificação de documentos produzidos por diferentes órgãos. 

Com a definição das classes a que pertencem os documentos que registram as atividades-fim de um órgão, é possível compor um código de classificação. Com base nele, pode-se começar a estabelecer quais classes terão seus documentos mantidos, e por quanto tempo serão guardados, determinando, assim, a temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim do órgão. O código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação são os principais instrumentos de gestão arquivística de documentos, e servem para nortear a avaliação de documentos quanto ao prazo de guarda ou à necessidade de eliminação. 

Criado em 1981, o programa de pesquisa Mapa possui, entre suas atribuições, a reunião e a sistematização de informações relativas à história da administração pública do período colonial até os dias atuais, organizadas por meio de metodologia própria, que retrata a dinâmica administrativa e suas constantes transformações. O resultado desse trabalho é disponibilizado por meio de uma base de dados, integrada ao Sistema de Informações do Arquivo Nacional (Sian), que oferece o registro rigoroso e padronizado da estrutura do governo central e do Poder Executivo federal em diversos momentos históricos, permitindo, ainda, recuperar a trajetória das funções públicas e de sua relação com os órgãos e entidades que as exerceram – elementos considerados fundamentais para o tratamento da documentação produzida e acumulada por instituições públicas.