5 passos para a transformação digital

Publicado em 21/02/2020 14h14 Atualizado em 26/02/2020 16h57

Passo 1 - Identificação dos serviços

O primeiro passo para o estabelecimento de uma estratégia de transformação digital é identificar o universo de serviços oferecidos. Quando o órgão ou governo não têm essa dimensão, isso pode ser foi feito a partir de um Censo de Serviços. No governo federal, foram identificados, inicialmente, cerca de 2,8 mil serviços prestados à sociedade pela administração direta, indireta e instituições federais de ensino. Nesse processo, foi definido um conceito unificado de serviço público, englobando as atividades do governo prestadas diretamente a usuários, por meio de uma transação individualizada.

Os serviços identificados no Censo foram agrupados no Portal de Serviços do Governo Federal e hoje estão no portal único gov.br. À época, cerca de um terço dos serviços eram totalmente digitais. Atualmente, mais de 53% dos 3,3 mil serviços oferecidos já são.

Passo 2 - Definição de ferramentas

Com o Censo concluído, será possível perceber com mais clareza que, embora a abrangência dos serviços públicos seja ampla, seu fluxo é quase sempre bastante similar: o cidadão ou empresa faz um pedido à administração, que analisa e trata internamente, e devolve o resultado ao solicitante: seja uma autorização, um certificado, uma inscrição ou outro documento.

Assim, do ponto de vista tecnológico, as soluções de transformação digital podem ser similares, independentemente do assunto do serviço. A partir desta constatação, o Governo Federal, por exemplo, construiu 5 ferramentas que passaram a compor a Plataforma de Cidadania Digital:

  • ferramenta de automação de fluxo, incluindo peticionamento eletrônico, acompanhamento e notificações;
  • ferramenta de login único e autenticação;
  • ferramenta de avaliação por parte do usuário;
  • ferramenta de interoperabilidade de dados; e
  • ferramenta de análise de dados.

Passo 3 - Mobilização e engajamento

A partir da construção e contratação das ferramentas da Plataforma de Cidadania Digital, o Governo Federal, por meio do Ministério da Economia, passou a oferecê-las, sem custo, aos diversos órgãos e entidades da administração federal, para que estes pudessem utilizá-las de forma a acelerar seus próprios esforços de transformação digital de serviços. O grande desafio posto nesta etapa é o convencimento dos órgãos.

No âmbito federal, a estratégia escolhida foi abordar os chamados “donos de serviço”, ou seja, as áreas de negócio que eram responsáveis diretamente pela prestação dos serviços – e que perceberiam diretamente os ganhos da transformação digital. Em 2018, quando esse passo foi dado, a meta era transformar 100 serviços, inclusive para testar, na prática, a eficácia da metodologia que se propunha a transformar um serviço em menos de 90 dias. O resultado foi um sucesso: aos poucos, os donos de serviço foram se engajando e o ano terminou com 109 serviços transformados digitalmente.

Passo 4 – Escalabilidade

Depois de a metodologia adota ser testada e ter sua eficácia avaliada, o próximo passo é acelerar a transformação digital. Com a confiança em sua metodologia, o Governo Federal, por exemplo, estabeleceu, no início de 2019, a ousada meta de transformar 1.000 serviços em 2 anos. Para isso, houve uma mudança na estratégia de engajamento: em vez de negociações individuais com cada dono de serviço, apostou-se em mobilizar, por inteiro, cada órgão ou entidade da administração, a fim de criar um plano de transformação digital com todos os serviços de um determinado setor de governo.

Surgiram assim os planos digitais temáticos, com duração de dois anos e o objetivo de coordenar ações de transformação digital que já estavam em curso nos órgãos/entidades. A fim de acelerar ainda mais o processo e não deixar serviços para trás, foi incluída aos planos a oferta complementar das ferramentas da Plataforma de Cidadania digital.

Passo 5 - Planos Digitais

A estratégia de transformação digital de serviços baseia-se na execução de planos digitais. No Governo Federal, o plano é pactuado pela Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia, pela Secretaria Especial de Modernização do Estado da Secretaria-Geral de Presidência da República e pela Secretaria Executiva de cada Ministério.

No plano, são listados (e revisados) todos os serviços do órgão (e, em muitos casos, de suas entidades vinculadas). A partir da aplicação de um diagnóstico, observam-se o nível de digitização de cada serviço e, no casos de serviços parcial ou totalmente não digitais, qual é a melhor forma de transformá-los rapidamente, elegendo uma das cinco esteiras de transformação: balcão digital, agendamento, fluxo de automação, fluxo com integração ou transformação com tecnologia própria. Cada plano digital traz, enfim, quantos serviços serão transformados, de que forma e em que período de tempo. O plano digital é publicizado e monitorado ao longo do período, a fim de acompanhar o atingimento das metas e promover ações de correção, caso seja necessário.

(ATUALIZAR) Desde janeiro de 2019, foram firmados planos digitais nas áreas de Previdência Social, Economia, Trabalho, Propriedade Intelectual, Saúde, Educação, Ciência e Tecnologia, Meio Ambiente, Infraestrutura, Energia, Vigilância Sanitária, Defesa e Justiça.

Da meta de 1.000 até o fim de 2020, um total de 515 serviços foram transformados e ofertados em forma digital para a sociedade brasileira em 2019, fazendo com que com que mais da metade do total de serviços do governo federal passasse a ser totalmente digital. Entre os mais recentes, estão o Certificado Internacional de Vacinação e Profilaxia (CIVP), os pedidos de aposentadoria e salário-maternidade, a Carteira de Trabalho Digital, a Carteira Digital de Trânsito e a ID Estudantil.

Para participar desse movimento e transformar os serviços prestados por seu órgão ou entidade, entre em contato com .

Para saber mais, acesse: gov.br