Dúvidas sobre contratação de bens e serviços de TIC

O gestor público tem o dever de manejar os recursos públicos da forma mais eficaz e eficiente possível, de modo a gerar o maior benefício à sociedade. Portanto, todas as contratações realizadas pelo Estado devem ser adequadamente planejadas, na medida da sua complexidade e nos termos da lei.
(fonte: Curso ENAP - Estudo Técnico Preliminar Avançado para Contratação de Soluções de TIC)

O planejamento das contratações de TIC deve ser realizado pela Equipe de Planejamento da Contratação, composta por Integrante Requisitante, Integrante Técnico, e Integrante Administrativo.

Os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação devem ser servidores públicos em exercício no órgão ou entidade, indicados pelas autoridades competentes de suas respectivas áreas e ter ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.

Frisa-se que os servidores indicados pelas Áreas Requisitante, Técnica e Administrativa não precisam necessariamente estar lotados nas respectivas áreas. Assim, é possível, por exemplo, que a Área Técnica indique um servidor lotado em área diversa para exercer o papel de Integrante Técnico da Contratação, desde que esse servidor reúna os conhecimentos necessários ao adequado desempenho de suas atribuições e seja indicado pela autoridade da respectiva área para representá-la durante no âmbito do planejamento da contratação.

Sim, é possível que a Equipe de Planejamento da Contratação seja formada por mais de um integrante de cada área (requisitante, técnica e administrativa), inclusive fazendo-se distinção entre titulares e suplentes. Em todo caso, é necessário que todos os integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação tenham ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.

Segundo a Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, Solução de TIC é um conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio mediante a conjugação de recursos de TIC. De forma complementar, o anexo II da norma define premissas e apresenta listagem exemplificativa de soluções, que pode ser utilizada para o esclarecimento de dúvidas e nortear a definição no caso concreto quanto ao enquadramento de um objeto como solução de TIC.
A IN SGD/ME nº 94, de 2022 está acessível no endereço: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/instrucao-normativa-sgd-me-no-94-de-23-de-dezembro-de-2022.

O principal normativo relacionado às contratações de TIC no âmbito da administração pública federal é a Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2022, que dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.
Existem outros normativos e leis que devem ser seguidos nos processos de contratações de TIC, a exemplo da Instrução Normativa SGD/ME nº 6, de 29 de março de 2023, que regulamenta os requisitos e procedimentos para aprovação de contratações ou de formação de atas de registro de preços, a serem efetuados por órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, relativos a bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação – TIC e a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021 que dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
No endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/legislacao está disponível a lista atualizada das principais leis e normas aplicáveis às contratações de TIC no âmbito do SISP.

Ela estabelece a necessidade de que as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) estejam em conformidade com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) e com Plano Estratégico Institucional (PEI) e que sejam previstas no Plano de Contratações Anual (PCA) e estejam alinhadas à Estratégia de Governo Digital (EGD) estabelecida pelo Decreto nº 10.332, de 28 de abril de 2020.
No caso de contratações de soluções de TIC que tenham como objetivo a oferta de serviços públicos digitais, é obrigatória a sua integração à Plataforma Gov.br, conforme estabelecido pelo Decreto nº 8.936, de 2016.

O Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) é um instrumento de planejamento que orienta a utilização de recursos e ações para o desenvolvimento da Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) no âmbito de uma organização. O PDTIC define a estratégia de utilização da TIC para o alcance dos objetivos estratégicos da organização e fornece um diagnóstico da situação atual da infraestrutura, dos sistemas e das aplicações de TIC existentes. Ele também estabelece as metas, objetivos e indicadores de desempenho a serem alcançados no período do plano, além de identificar os projetos e as ações necessárias para atingir esses resultados.
O PDTIC é obrigatório para todos os órgãos e entidades da administração pública federal, conforme estabelecido pelo Decreto nº 10.332, de 28 de abril de 2020.

A Portaria SGD/ME nº 778, de 4 de abril de 2019, e suas alterações, estabelece os procedimentos que devem ser seguidos para a elaboração, revisão e acompanhamento do Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, no âmbito do SISP.
O PDTIC deve ser elaborado pela unidade competente do órgão ou entidade e aprovado pelo respectivo Comitê de Governança Digital. É importante que o Plano seja publicado no portal institucional do órgão, permitindo uma maior transparência e acesso às informações, com exceção das informações que forem classificadas como não públicas, de acordo com a legislação aplicável.
Para auxiliar na elaboração e acompanhamento do PDTIC, o órgão central do SISP disponibiliza o Guia de PDTIC do SISP, que tem como objetivo fornecer conhecimentos e informações úteis para os gestores envolvidos no processo.

O PEI é um instrumento de planejamento que estabelece visão, missão, valores e define objetivos, metas e iniciativas. Ele deve estar alinhado com o Plano Plurianual (PPA) e outros instrumentos estratégicos do governo para integrar políticas públicas e maximizar resultados para a população.

Conforme estabelecido pelo Decreto nº 10.947/2022, o Plano de Contratações Anual (PCA) é um documento obrigatório para os órgãos da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional. Seu propósito é consolidar todas as contratações que serão realizadas ou prorrogadas no exercício subsequente. No PCA devem constar todas as contratações de bens e serviços, inclusive as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC). Dessa forma, o PCA se torna uma importante ferramenta para o planejamento e gestão das contratações públicas.
Para mais informações acesse: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sistema-de-planejamento-e-gerenciamento-das-contratacoes.

O PCA tem o objetivo de consolidar todas as contratações de bens e serviços, incluindo soluções de TIC, que serão realizadas ou prorrogadas no exercício seguinte, auxiliando a Administração na tomada de decisão. Já o PDTIC é um instrumento de planejamento que orienta a gestão dos recursos de TIC de uma organização, definindo estratégias e ações para aprimorar o uso dessas tecnologias e melhorar a eficiência, eficácia e qualidade dos serviços prestados. O PDTIC é elaborado de acordo com as necessidades e demandas da organização, levando em consideração seus objetivos, metas e prioridades.

A Estratégia de Governo Digital (EGD), instituída pelo Decreto nº 11.260, de 22 de novembro de 2022, busca a transformação digital do governo e aprimorar a prestação de serviços públicos utilizando TICs. Inclui a oferta de serviços digitais ao cidadão, modernização dos processos internos e incentiva a cultura de dados. Destaque para o portal gov.br e aplicativos móveis para acesso aos serviços públicos. O objetivo é tornar o governo mais moderno, ágil e eficiente, proporcionando serviços públicos de alta qualidade para a população.

O portal Gov.br, criado por meio do Decreto nº 10.332/2020, é a plataforma digital do governo federal brasileiro que centraliza diversos serviços públicos em um único ambiente online. Com o uso de tecnologias, a iniciativa visa aprimorar a entrega de serviços públicos ao cidadão. Através do Gov.br, é possível acessar facilmente serviços como emissão de documentos, consulta de benefícios e agendamento de serviços, entre outros. O propósito é simplificar e tornar mais eficiente o acesso do cidadão aos serviços públicos, ao mesmo tempo em que promove a modernização e integração dos serviços prestados pelo governo federal.

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) constitui a primeira etapa do planejamento de uma contratação e tem como objetivo caracterizar o interesse público envolvido e encontrar a melhor solução para atendê-lo. O ETP visa identificar e analisar diferentes cenários para atender às demandas registradas no Documento de Formalização da Demanda (DFD), além de demonstrar a viabilidade técnica e econômica das soluções propostas. Esse documento fornece informações essenciais para subsidiar a tomada de decisão e dar continuidade ao processo de contratação. Concluindo-se pela viabilidade da contratação, o ETP servirá de base para a elaboração do Termo de Referência.

A elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP) da Contratação deve ser realizada pelos Integrantes Técnico e Requisitante e sua aprovação compete à autoridade máxima da Área de TIC, cuja titularidade pode variar de acordo com a estrutura de cada órgão ou entidade, porém, de forma geral, a autoridade máxima da Área de TIC corresponde ao servidor investido em cargo de Diretor, Coordenador-Geral ou denominação equivalente em unidade setorial, seccional ou correlata do SISP, que seja responsável por gerir a Tecnologia da Informação e Comunicação e pelo planejamento, coordenação e acompanhamento das ações relacionadas às soluções de TIC do órgão ou entidade. Todavia, caso a autoridade máxima da Área de TIC faça parte da Equipe de Planejamento da Contratação, a aprovação do ETP deverá ser realizada pela autoridade superior.

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é um documento obrigatório para todas as contratações de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), no entanto, há exceções previstas no §1º do art. 1º da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, como nos casos de contratações diretas por dispensa em razão do valor e que estejam dentro dos limites estabelecidos pelo art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021. Nessas situações, a elaboração do ETP para contratações de TIC é facultativa, ou seja, contratações diretas por dispensa em razão do valor que são normatizadas pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 67, de 2021, e suas atualizações.
É importante destacar que os órgãos e entidades devem realizar procedimentos de contratação adequados e em conformidade com a legislação vigente, mesmo nos casos em que a elaboração do ETP não seja obrigatória. Isso garantirá que as contratações sejam realizadas de forma transparente e que os recursos públicos sejam utilizados de maneira eficiente e eficaz.

O ETP digital é uma ferramenta informatizada, disponibilizada no Portal de Compras do Governo Federal, para elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares. O ETP Digital permite a elaboração, análise e aprovação de estudos técnicos preliminares de forma eletrônica, utilizando plataformas online e ferramentas colaborativas. Ele pode ser acessado por todos os envolvidos no processo, como gestores, técnicos e membros da equipe de contratação, e permite uma gestão mais ágil e transparente do processo.
Para mais informações acesse:
Sistema ETP Digital: https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
Manual do sistema ETP Digital: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/manuais/manual-etp-digital-pdf/manual-etp-versao-2.pdf
Dúvidas frequentes: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/etp-digital

Sim, o sistema ETP Digital é de uso obrigatório para as contratações de soluções de TIC. A Instrução Normativa SGD/ME nº 94 de 2022, estabelece, em seu art. 9º, § 7º, que os artefatos de planejamento da contratação, deverão ser elaborados de forma digital.
Para mais informações acesse:
Sistema ETP Digital: https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
Manual do sistema ETP Digital: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/manuais/manual-etp-digital-pdf/manual-etp-versao-2.pdf
Dúvidas frequentes: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/etp-digital

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é elaborado antes do Termo de Referência (TR) e tem como objetivo analisar a viabilidade técnica e econômica da demanda registrada no Documento de Formalização da Demanda (DFD). É uma espécie de pré-projeto que visa identificar e analisar os principais aspectos relacionados ao processo de contratação, como as características técnicas, impactos ambientais, custos estimados, prazos e outros aspectos relevantes.
Já o TR é um documento que serve como base para a contratação de serviços ou aquisição de bens. Ele descreve as principais características do objeto que será contratado, como as especificações técnicas, prazos, orçamento estimado, critérios de qualidade, valores e outras informações relevantes para a realização do projeto ou serviço.
Dessa forma, o ETP avalia a viabilidade do projeto enquanto o TR estabelece as diretrizes e requisitos técnicos que devem ser seguidos para a execução do serviço ou aquisição do bem. Ambos são etapas importantes no processo de Planejamento da Contratação.

O inciso I do art. 11 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, estabelece que o Estudo Técnico Preliminar (ETP) deve apresentar a definição e a especificação das necessidades de negócio e tecnológicas e os requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC, contendo de forma detalhada, motivada e justificada, inclusive quanto à forma de cálculo, o quantitativo de bens e serviços necessários para a sua composição.
Para execução dessa tarefa é necessária a produção de uma memória de cálculo, documento que deve conter a definição do quantitativo de itens a serem contratados, considerando o cenário da real necessidade do órgão ou entidade e, para isso, é indispensável a adoção de premissas objetivas e de evidências que justifiquem os números e os cálculos que subsidiaram a contabilização dos quantitativos que forem definidos.
Para que a definição dos quantitativos da contratação seja feita de forma adequada é fundamental que os integrantes da equipe de planejamento da contratação responsáveis pela elaboração do ETP utilizem técnicas adequadas de estimação e elaborem a memória de cálculo detalhada, expondo de forma clara as razões dos quantitativos definidos. Os seguintes elementos básicos devem constar da memória de cálculo:

1. as premissas que fundamentam os cálculos, devidamente justificadas, que devem, sempre que possível, se basear em medidas de mercado (de fato ou de direito), com a identificação de quem as estabeleceu e de como a equipe de planejamento da contratação teve ciência delas, quando não elaborar essas premissas;
2. as fórmulas de cálculo definidas para se chegar às quantidades a contratar;
3. os parâmetros de entrada, que são quantidades usadas nos cálculos, com as respectivas fontes dessas informações, ou seja, quantidades devidamente evidenciadas;
4. a explicitação dos cálculos feitos, utilizando-se os elementos anteriores; e
5. a identificação das pessoas que elaboraram a memória de cálculo.

A análise comparativa de soluções é uma das tarefas mínimas que devem constar do Estudo Técnico Preliminar (ETP) e que se destina ao levantamento de soluções que possam eventualmente atender aos requisitos da contratação pretendida. As soluções identificadas devem então ser analisadas e comparadas, levando em consideração o aspecto econômico e os aspectos qualitativos em termos de benefícios para o alcance dos objetivos da contratação.
Em síntese, o principal objetivo do ETP é proporcionar a escolha da melhor solução possível em termos de eficácia e efetividade que atenda adequadamente às necessidades de negócio que motivaram a demanda e que seja eficiente e economicamente viável.
É por esse motivo que os integrantes da equipe de planejamento da contratação responsáveis pela elaboração do ETP devem construir uma relação de critérios para possibilitar a comparação entre as diferentes soluções do ponto de vista qualitativo e econômico, realizando as seguintes ações:

• identificação das diferentes alternativas para solução da demanda;
• descrição das características funcionais e técnicas que compõem um possível cenário para sua implementação e operacionalização, incluindo os componentes e recursos necessários, sejam eles materiais, tecnológicos, financeiros, humanos;
• avaliação das alternativas identificadas em termos dos benefícios proporcionados; e
• identificação das vantagens e das desvantagens de cada alternativa, descartando as inexequíveis ou inviáveis.

O Custo Total de Propriedade, do inglês Total Cost of Ownership – TCO, é um método utilizado para calcular o custo global de um produto ou serviço ao longo de seu ciclo de vida, considerando custos diretos e indiretos. É importante calcular o TCO para ter uma visão mais precisa e abrangente do custo de uma solução, permitindo a comparação entre diferentes soluções e a identificação de oportunidades de redução de custos.
Ressalta-se que, mesmo nos casos em que for identificada uma única solução viável, deve-se realizar a análise TCO daquela solução a fim de subsidiar a tomada de decisão, pois essa análise poderá prover a dimensão de todos os custos inerentes à sua implantação.
No cálculo do TCO são considerados os custos diretos e indiretos associados à solução, incluindo custos de aquisição, manutenção, suporte técnico, atualizações, treinamento, substituição, entre outros. O ciclo de vida da solução é o período que compreende desde a aquisição ou implementação da solução até o final de sua vida útil, incluindo prorrogações contratuais planejadas. Para se estimar os valores dos componentes de custos relacionados à aquisição de recursos ou prestação de serviços, pode-se utilizar os mecanismos de pesquisa já previstos na IN Seges/ME nº 65/2021, ou adotar mecanismos de estimativa específicos, assegurando-se que tais mecanismos estejam descritos no documento ou nos autos do processo. Para se estimar os valores de outras componentes de custos (a exemplo de depreciação, risco de downtime, risco de falhas de segurança, custos administrativos, etc.) pode-se adotar valores constantes de estudos especializados, adequando-os ao caso concreto, ou adotar mecanismos de estimativa específicos, assegurando-se a devido registro e descrição no documento ou nos autos do processo.
Em suma, o cálculo do TCO traz benefícios como a melhor compreensão do custo total de uma solução, a possibilidade de comparar diferentes soluções com base em seus custos totais, a identificação de oportunidades de redução de custos, a avaliação da viabilidade econômica de prorrogações contratuais planejadas e a melhoria na tomada de decisão.

A análise comparativa de custos deve seguir alguns passos como:

1. Definir os critérios de comparação: identifique quais são os produtos ou serviços que deseja comparar e quais são os critérios de comparação relevantes para o seu negócio. Por exemplo, se estiver comparando sistemas de gerenciamento de patrimônio, os critérios podem incluir o preço de aquisição, a taxa de manutenção, o tempo de implantação e treinamento necessário, a eficiência e a durabilidade.
2. Identificar os custos diretos e indiretos: os custos diretos são aqueles que estão diretamente relacionados ao produto ou serviço, como o preço de aquisição, a taxa de manutenção e os custos de suporte. Já os custos indiretos são aqueles que estão associados ao uso do produto ou serviço, como custos de treinamento, tempo de inatividade e custos de integração.
3. Calcular o TCO para cada Solução Viável: some todos os custos diretos e indiretos ao longo do tempo de uso esperado do produto ou serviço. Para fazer isso, é preciso estimar o tempo de vida útil (normalmente em anos) do produto ou serviço, a taxa de depreciação, os custos de manutenção e outros custos indiretos.
4. Comparar os resultados: compare os TCOs dos produtos ou serviços que está avaliando e identifique qual apresenta o menor custo total de propriedade. Considere também outros fatores importantes, como a qualidade, a eficiência, a escalabilidade e a facilidade de uso.

A análise comparativa de custos auxiliará na tomada de decisão qualificada sobre qual produto ou serviço é o mais adequado para atender às necessidades de negócios.

A Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022 define o gerenciamento de riscos como um conjunto de ações integradas que visam identificar, avaliar, tratar e monitorar riscos que possam afetar o alcance dos objetivos da organização, estabelecendo diretrizes para a implementação de um sistema de gestão de riscos para as contatações de TIC no âmbito das instituições pertencentes ao SISP, com o objetivo de promover a eficiência, efetividade e eficácia na tomada de decisões. O gerenciamento de riscos permite que a organização identifique ameaças e oportunidades que possam afetar o alcance dos seus objetivos, e adote medidas preventivas ou corretivas para minimizar ou aproveitar esses riscos, aumentando a segurança e a qualidade dos serviços prestados.
Para mais informações sobre o gerenciamento de riscos e o Mapa de Gerenciamento de Riscos, consulte o artigo 38 da IN SGD/ME nº 94, de 2022.

Com o objetivo de sistematização de práticas relacionadas à governança, à gestão de riscos e aos controles internos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal, a Controladoria-Geral da União (CGU) e o antigo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) publicaram a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01 de 2016:

Art. 13. Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal deverão implementar, manter, monitorar e revisar o processo de gestão de riscos, compatível com sua missão e seus objetivos estratégicos, observadas as diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa.

• gestão de riscos de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público;
• estabelecimento de níveis de exposição a riscos adequados;
• estabelecimento de procedimentos de controle interno proporcionais ao risco, observada a relação custo-benefício, e destinados a agregar valor à organização;
• utilização do mapeamento de riscos para apoio à tomada de decisão e à elaboração do planejamento estratégico;
• utilização da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua dos processos organizacionais;

O Decreto nº 9.203, de 2017, estabelece a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, atribuindo à alta administração do Poder Executivo Federal a responsabilidade pela gestão de riscos:

Art. 17 A alta administração das organizações da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá estabelecer, manter, monitorar e aprimorar sistema de gestão de riscos e controles internos com vistas à identificação, à avaliação, ao tratamento, ao monitoramento e à análise crítica de riscos que possam impactar a implementação da estratégia e a consecução dos objetivos da organização no cumprimento da sua missão institucional, observados os seguintes princípios:
I - Implementação e aplicação de forma sistemática, estruturada, oportuna e documentada, subordinada ao interesse público;
II - Integração da gestão de riscos ao processo de planejamento estratégico e aos seus desdobramentos, às atividades, aos processos de trabalho e aos projetos em todos os níveis da organização, relevantes para a execução da estratégia e o alcance dos objetivos institucionais;
III - Estabelecimento de controles internos proporcionais aos riscos, de maneira a considerar suas causas, fontes, consequências e impactos, observada a relação custo-benefício; e
IV - Utilização dos resultados da gestão de riscos para apoio à melhoria contínua do desempenho e dos processos de gerenciamento de risco, controle e governança.

Para dar início às atividades de gestão de riscos, é importante que sejam selecionados os objetos prioritários que serão objeto da identificação dos riscos. Não é razoável imaginar que a gestão de riscos possa ser incorporada de forma automática e abrangente em tudo o que uma determinada organização faz. Assim, um “objeto” pode ser um processo, uma atividade, um projeto ou até mesmo uma obra de infraestrutura. Essa priorização de “objetos” para aplicação da gestão de riscos pode ser feita em função de critérios como:

1. materialidade: objetos que envolvem um volume significativo de recursos orçamentários em sua execução;
2. criticidade: objetos para os quais há registro de recorrentes irregularidades ou impropriedades apontadas pelos órgãos de controle ou pelas próprias verificações internas do órgão ou entidade;
3. relevância: objetos que estejam relacionados diretamente aos principais macroprocessos da cadeia de valor ou aos objetivos estratégicos do órgão ou entidade.

Mais informações podem ser encontradas no endereço eletrônico da GCU: https://www.gov.br/cgu/pt-br/assuntos/etica-e-integridade/gestao-de-riscos-no-poder-executivo-federal/gestao-de-riscos-no-poder-executivo-federal.

Sim. Para que esse gerenciamento de risco seja efetivo e garanta o alcance dos resultados esperados, ele deverá ser observado ao longo de cada uma das fases da contratação, sendo materializado no Mapa de Gerenciamento de Riscos (MGR), documento que, conforme estabelecido no art. 38 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, obrigatoriamente, comporá o processo de contratação, devendo ser atualizado e acostado aos autos, pelo menos: ao final da elaboração do Termo de Referência, ao final da fase de seleção do fornecedor, uma vez ao ano durante a gestão do contrato, e após eventos relevantes.
Conforme os parágrafos 1º, 2º e 3º do artigo 38 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94/2022, o gerenciamento de riscos nas contratações de TIC deve ser aplicado nas três fases do processo: planejamento, seleção do fornecedor e gestão do contrato. Esses parágrafos estabelecem de forma taxativa a obrigatoriedade desse gerenciamento em todas as fases da contratação, visando garantir a eficácia do processo e a mitigação dos riscos envolvidos.

Não há uma ferramenta específica definida para a realização do gerenciamento de riscos. Cada órgão ou entidade deverá avaliar a necessidade de adoção de ferramentas específicas conforme cada realidade ou necessidade.

A Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, traz em seu art. 38, parágrafo 5º os responsáveis pela assinatura do MGR:

• Equipe de Planejamento da Contratação, nas fases de Planejamento da Contratação e de Seleção de Fornecedores; e
• Equipe de Fiscalização e Gestor do Contrato, na fase de Gestão do Contrato.

O gerenciamento de riscos permite ações contínuas de planejamento, organização e controle dos recursos relacionados aos riscos que possam comprometer o sucesso da contratação, da execução do objeto e da gestão contratual.
O Mapa de Gerenciamento de Riscos (MGR) deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos com a solução de TIC.
Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.
Importante destacar que o MGR não se confunde com a Matriz de Alocação de Riscos prevista no artigo 6º, inciso XXVII, da Lei 14.133 de 2021.
A SGD disponibiliza modelos (templates) que podem ser acessados em: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/templates-e-listas-de-verificacao.

De acordo com o artigo 6º, inciso XXVII, da Lei nº 14.133, de 2021, a Matriz de Alocação de Risco é definida como uma cláusula contratual que determina os riscos e responsabilidades entre as partes, garantindo o equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato e estabelecendo os ônus financeiros decorrentes de eventos posteriores à contratação.
A Matriz de Alocação de Riscos deverá estabelecer a responsabilidade que seja cabível a cada uma das partes contratantes, assim como os mecanismos que afastem a ocorrência do sinistro e mitiguem os seus efeitos, caso estes venham a ocorrer durante a execução contratual.
Nesse sentido, a Matriz de Alocação de Risco é uma importante ferramenta utilizada na fase do planejamento para prever e definir antecipadamente as responsabilidades das partes em relação aos fatos que possam desequilibrar o contrato econômica e financeiramente, caso venham a ocorrer. Isso garante um equilíbrio inicial justo e propicia segurança jurídica para ambas as partes envolvidas.
Conforme a Lei nº 14.133, de 2021, o uso da Matriz de Alocação de Risco é opcional em contratações em geral. Entretanto, é obrigatória em casos específicos, como em contratações de grande vulto, bem como em contratações integradas e semi-integradas.

Não se confunde a Matriz de Alocação de Riscos, trazida Lei nº 14.133, de 2021, com o Mapa de Gerenciamento de Riscos (MGR), definido no Art. 2º, inciso XVIII e tratado no Art. 38 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94 de 2022.
De acordo com o artigo 6º, XXVIII da Lei nº 14.133, de 2021, a matriz de alocação de risco é uma cláusula contratual que define os riscos e responsabilidades entre as partes e equilibra o ônus financeiro decorrente de eventos posteriores à contratação. Por sua natureza, a matriz de risco afeta diretamente a elaboração da proposta pelo particular. Sua função é definir com maior precisão os riscos relacionados às atividades da contratação e os titulares responsáveis, gerando maior eficiência econômica ao negócio.
Já o Mapa de Gerenciamento de Risco (MGR) é um documento que identifica e trata os principais riscos que permeiam o procedimento de contratação, através de ações que permitam controle, prevenção e mitigação dos impactos. É importante destacar que o mapa de riscos não influencia diretamente na elaboração da proposta do contratado, ao contrário da matriz de riscos. Em outras palavras, o MGR é o documento que materializa a matriz de riscos, que por sua vez é uma cláusula contratual que integra a equação econômico-financeira do contrato e influencia diretamente na elaboração da proposta de preço do particular.

Conforme a Lei nº 14.133, de 2021, o uso da Matriz de Alocação de Risco é opcional em contratações em geral. Entretanto, é obrigatória em casos específicos, como em contratações de grande vulto, bem como em contratações integradas e semi-integradas.

A Matriz de Alocação de Riscos deve ser elaborada pela equipe de planejamento da contratação com o apoio do agente de contratação ou comissão de contratação previstos no Decreto nº 11.246, de 27 de outubro de 2022.

O Termo de Referência (TR) é o documento que contém informações detalhadas sobre o objeto da licitação e deve ser elaborado com base em estudos técnicos preliminares para definir as necessidades do órgão ou entidade contratante. Ele permite que os interessados na licitação tenham acesso a informações completas e suficientes para elaborar propostas competitivas.
Deve conter informações detalhadas sobre o objeto da licitação, como as especificações técnicas, quantidades, prazos, localização, orçamento estimado, critérios de qualidade, entre outras informações relevantes.
O TR serve como base para a elaboração do contrato entre o poder público e a empresa contratada, garantindo que as expectativas do órgão ou entidade contratante sejam atendidas, e deve garantir a efetiva entrega do objeto contratado com qualidade e em conformidade com as exigências do órgão ou entidade contratante.
O Modelo (template) de Termo de Referência para Contratações de TIC pode ser acessado em https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/templates-e-listas-de-verificacao.

A elaboração do Termo de Referência da Contratação deve ser realizada pelos Integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação (Integrante Requisitante, Técnico e Administrativo) formalmente designados, conforme art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022.

Os elementos que compõem o Termo de Referência para contratações de TIC, de acordo com a Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, incluem:

• Definição do objeto da contratação;
• Códigos do Catálogo de Materiais ou Serviços relacionados;
• Descrição da solução de TIC;
• Justificativa para contratação da solução;
• Especificação dos requisitos da contratação;
• Definição das responsabilidades das partes envolvidas;
• Modelo de execução e gestão do contrato;
• Estimativas de preços da contratação;
• Adequação orçamentária e cronograma físico-financeiro;
• Regime de execução do contrato;
• Critérios técnicos para seleção do fornecedor;
• Índice de correção monetária, quando aplicável.

Quando se tratar de compras, o TR deve conter ainda:

• Especificação do produto, preferencialmente conforme catálogo eletrônico de padronização, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança;
• Indicação dos locais de entrega e das regras para recebimento provisório e definitivo, quando for o caso;
• Garantia exigida e condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso.

Ao planejar uma contratação, é importante avaliar a possibilidade de dividir os itens em parcelas, desde que isso seja tecnicamente viável e economicamente vantajoso. Além disso, é necessário que cada serviço ou produto do lote esteja discriminado em itens separados nas propostas de preços, permitindo a identificação do seu preço individual na composição do preço global e a eventual incidência de margens de preferência para produtos e serviços que atendam às Normas Técnicas Brasileiras.
O TR pode ser disponibilizado em consulta ou audiência pública para avaliar a completude e a coerência da especificação dos requisitos, a adequação e a exequibilidade dos critérios de aceitação.

De acordo com o artigo 12, § 6º, da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, o TR deve ser assinado por:

• Equipe de Planejamento da Contratação, formalmente instituída conforme art. 10 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022;
• Autoridade máxima da Área de TIC, geralmente o CGTI ou o Diretor de TI, a depender da estrutura organizacional da instituição; e
• Aprovado pela autoridade competente, definida em lei, regimento interno ou normativo equivalente no órgão/entidade para autorizar a realização de despesas. Esta aprovação poderá ser consubstanciada no próprio Termo de Referência ou mesmo em um ato formalizado (Nota Técnica, Despacho, etc.) desta autoridade no processo.

De acordo com o art. 13 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, o objeto da contratação deve ser especificado de forma precisa, suficiente e clara, evitando excessos, especificações irrelevantes ou desnecessárias que possam limitar a competição ou a realização do fornecimento da solução. É necessário indicar o prazo de duração do contrato e, se aplicável, a possibilidade de prorrogação, obedecendo aos limites estabelecidos nos arts. 105 a 114 da Lei nº 14.133 de 2021. Contratos que preveem a operação continuada de sistemas estruturantes de tecnologia da informação têm vigência máxima de 15 anos. Além disso, o art. 14 da IN SGD/ME nº 94 de 2022, estabelece que a descrição da solução de TIC deve ser detalhada, motivada e justificada, incluindo o quantitativo de bens e serviços necessários para sua composição, considerando todo o ciclo de vida do objeto.

A justificativa para contratação de solução de TIC, conforme o art. 15 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, deve ser elaborada de forma clara, precisa e suficiente. Ela deve conter informações essenciais, como o alinhamento da solução de TIC com os instrumentos de planejamento listados no art. 6º, a relação entre a necessidade da contratação da solução de TIC e os respectivos volumes e características do objeto, a forma de cálculo utilizada para definir o quantitativo de bens e serviços necessários para a solução, os resultados e benefícios a serem alcançados com a contratação e, no caso de Ata de Registro de Preços passível de adesões, a motivação para permitir adesões de órgãos ou entidades não participantes. É importante evitar justificativas genéricas que não demonstrem as reais necessidades da contratação.

Além das características técnicas dos produtos ou serviços a serem contratados, O TR deve conter uma série de requisitos que são definidos pelos Integrantes Requisitante e Técnico. Esses requisitos estão definidos no art. 16 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022. Isso não impede que outros requisitos de contratação, de caráter técnico, sejam inseridos pela área competente.
É importante ressaltar que nem todos os requisitos são aplicáveis a todas as soluções de TIC e que a Equipe de Planejamento da Contratação deve garantir o alinhamento entre os requisitos definidos pelo Integrante Requisitante e especificados pelo Integrante Técnico no TR.
Ao Integrante Requisitante compete especificar os requisitos:

1. de negócio, que independem de características tecnológicas e que definem as necessidades e os aspectos funcionais da solução de TIC;
2. de capacitação, que definem a necessidade de treinamento, de carga horária e de materiais didáticos;
3. legais, que definem as normas com as quais a solução de TIC deve estar em conformidade;
4. de manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, adaptativa e evolutiva (melhoria funcional);
5. temporais, que definem datas de entrega da solução de TIC contratada;
6. de segurança e privacidade, juntamente com o Integrante Técnico; e
7. sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a solução de TIC deve atender para estar em conformidade com costumes, idiomas e ao meio ambiente, dentre outros, observando-se, inclusive, no que couber, o Guia Nacional de Contratações Sustentáveis, e suas atualizações, elaborado pela Câmara Nacional de Sustentabilidade da Controladoria Geral da União/Advocacia Geral da União.

Ao Integrante Técnico compete especificar os requisitos:

1. de arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade, linguagens de programação, interfaces, dentre outros;
2. de projeto e de implementação, que estabelecem o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, dentre outros;
3. de implantação, que definem o processo de disponibilização da solução em ambiente de produção, dentre outros;
4. de garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção, acionamento da garantia e a comunicação entre as partes envolvidas;
5. de capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos a serem ministrados, os perfis dos instrutores, dentre outros;
6. de experiência profissional da equipe que executará os serviços relacionados à solução de TIC, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação dessa experiência, dentre outros;
7. de formação da equipe que projetará, implementará e implantará a solução de TIC, que definem cursos acadêmicos e técnicos, formas de comprovação dessa formação, dentre outros;
8. de metodologia de trabalho; e
9. de segurança da informação e privacidade, juntamente com o Integrante Requisitante.

Sim, conforme previsto no Inciso XXIII do art. 6º da Lei 14.133, o Termo de referência é o documento necessário para a contratação de bens e serviços.

A Administração Pública deve avaliar o preço dos bens e serviços a serem contratados através de ampla pesquisa de preços, com vistas a assegurar que o preço da contratação é compatível aos preços praticados pelo mercado.
Para as contratações de TIC, deve-se observar o disposto no art. 20 da I Instrução Normativa SGD/ME n° 94, de 2022, além da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021, e suas atualizações, que versa sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral.

De acordo com a Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 2022, a estimativa de preço da contratação de TIC deve ser realizada pelo Integrante Técnico com o apoio do Integrante Administrativo para elaboração do orçamento detalhado, composta por preços unitários e de acordo com a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021, e suas atualizações.

O Preço Máximo de Compra de Item de TIC (PMC-TIC) é o valor máximo que os órgãos e as entidades integrantes do SISP adotarão nas contratações dos itens constantes nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas disponibilizados pela Secretaria de Governo Digital por meio do sítio eletrônico: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/catalogo-de-solucoes-de-tic, aplicável para contratações realizadas em todo o território nacional.

Sim, essa previsão está expressa tanto no § 3º do art. 20 da Instrução Normativa SGD/ME n° 94, de 2022, quanto no caput do art. 8° da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021. De acordo com essas normas, os preços de itens constantes nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas - PMC-TIC deverão ser utilizados como preço máximo estimado, salvo se a pesquisa de preços realizada resultar em valor inferior ao PMC-TIC.

Sim, para que se comprove a vantajosidade da adesão.
O Acórdão TCU. 2.764/2010 – Plenário reforça o dever de realizar pesquisa de preços a fim de atestar a compatibilidade dos valores dos bens a serem adquiridos com os preços de mercado e confirmar a vantajosidade obtida com o processo de adesão.
Vale ressaltar que a pesquisa de preços também será necessária quando da contratação de item específico constante de grupo de itens em atas de registro de preços. É o que se entende da análise do parágrafo terceiro do artigo primeiro da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021:

§ 3º Para aferição da vantagem econômica das adesões às atas de registro de preços, bem como da contratação de item específico constante de grupo de itens em atas de registro de preços, deverá ser observado o disposto nesta Instrução Normativa.

Sim. Segundo o inciso II do parágrafo 5° do art. 9 da Instrução Normativa SGD/ME n° 94, de 2022, deve-se manter o registro histórico da pesquisa de preços. O parágrafo primeiro do artigo 36 dessa Instrução Normativa ratifica que a pesquisa de preços que visa a subsidiar a decisão da Administração em renovar ou prorrogar a contratação deverá compor a documentação específica de que trata o caput deste artigo e deverá ser realizada pelo Fiscal Técnico com o apoio do Fiscal Administrativo, de acordo com a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021, e suas atualizações.
Nesse sentido, o artigo 3º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021 especifica que “a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo”:

1. descrição do objeto a ser contratado;
2. identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento;
3. caracterização das fontes consultadas;
4. série de preços coletados;
5. método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;
6. justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável;
7. memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e
8. justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º.

A Análise de Alçadas é uma atividade de assessoramento técnico (regulamentada por meio de Instrução Normativa SGD/MGI nº 6, de 29 de março de 2023) que tem como objetivo contribuir para o sucesso das contratações de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) realizadas pelos órgãos do SISP. Essa análise é realizada por estrutura colegiada do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, como o Subcomitê Interno de Referencial Técnico (SIRT), o Subcomitê Interno de Contratações de Bens e Serviços de TIC (SITIC) e o Comitê de Compras e Contratações Estratégicas (C3E).
A Análise de Alçadas é realizada em contratações com valor estimado o igual ou superior a 20 (vinte) milhões de reais, considerando o valor estimado para a primeira vigência do contrato. Para contratações no sistema de registro de preços (SRP), o valor global estimado deverá contemplar o montante das demandas dos órgãos gerenciadores incluindo a demanda das entidades participantes do registro de preço.
Durante a análise, são verificados os artefatos da contratação submetidos pelos órgãos e entidades do SISP, a fim de garantir que estejam em conformidade com o processo regulamentado pela Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2022. Além disso, são avaliados aspectos técnicos e tecnológicos tratados no planejamento da contratação, com o objetivo de assegurar a efetividade na aplicação dos recursos públicos e a mitigação de riscos.

A solicitação deve ser encaminhada para análise de alçadas antes da fase externa da licitação ou, nos casos de contratação direta, antes da assinatura do contrato. Recomenda-se que o envio ocorra antes da análise jurídica do processo no órgão ou entidade solicitante. Até que ocorra a aprovação da solicitação, o órgão ou entidade fica autorizado a prosseguir apenas com procedimentos internos da contratação, sem que haja celebração de contrato ou instrumento assemelhado ou publicação de instrumento convocatório.

Obtida a aprovação, eventual acréscimo do quantitativo estimado em valor superior a 25% (vinte e cinco por cento) do estimado na solicitação inicial implicará na necessidade de submissão de nova solicitação de aprovação, antes da celebração de contrato ou instrumento assemelhado ou publicação de instrumento convocatório.

O art. 3º da Instrução Normativa SGD/MGI nº 6, de 29 de março de 2023, traz as hipóteses de não aplicabilidade, conforme enquadradas abaixo:

a) nas leis ou decretos que tratam de medidas para enfrentamento de emergência de saúde pública ou de calamidade pública;
b) nas leis que permitam a dispensa de licitação em razão da necessidade de sigilo devidamente fundamentada;
c) nos projetos conduzidos pela Central de Compras da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos; e
d) nas seguintes situações de licitação dispensável nos termos do art. 75 da Lei nº 14.133, de 2021:
I - para contratação que envolva valores inferiores a R$ 100.000,00 (cem mil reais), no caso de obras e serviços de engenharia ou de serviços de manutenção de veículos automotores;
II - para contratação que envolva valores inferiores a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais), no caso de outros serviços e compras;
III - para contratação que mantenha todas as condições definidas em edital de licitação realizada há menos de 1 (um) ano, quando se verificar que naquela licitação:
a) não surgiram licitantes interessados ou não foram apresentadas propostas válidas;
b) as propostas apresentadas consignaram preços manifestamente superiores aos praticados no mercado ou incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes;
IV - para contratação que tenha por objeto:
[...]
c) produtos para pesquisa e desenvolvimento, limitada a contratação, no caso de obras e serviços de engenharia, ao valor de R$ 300.000,00 (trezentos mil reais);
[...]
e) hortifrutigranjeiros, pães e outros gêneros perecíveis, no período necessário para a realização dos processos licitatórios correspondentes, hipótese em que a contratação será realizada diretamente com base no preço do dia;
f) bens ou serviços produzidos ou prestados no País que envolvam, cumulativamente, alta complexidade tecnológica e defesa nacional;
g) materiais de uso das Forças Armadas, com exceção de materiais de uso pessoal e administrativo, quando houver necessidade de manter a padronização requerida pela estrutura de apoio logístico dos meios navais, aéreos e terrestres, mediante autorização por ato do comandante da força militar;
h) bens e serviços para atendimento dos contingentes militares das forças singulares brasileiras empregadas em operações de paz no exterior, hipótese em que a contratação deverá ser justificada quanto ao preço e à escolha do fornecedor ou executante e ratificada pelo comandante da força militar;
i) abastecimento ou suprimento de efetivos militares em estada eventual de curta duração em portos, aeroportos ou localidades diferentes de suas sedes, por motivo de movimentação operacional ou de adestramento;
j) coleta, processamento e comercialização de resíduos sólidos urbanos recicláveis ou reutilizáveis, em áreas com sistema de coleta seletiva de lixo, realizados por associações ou cooperativas formadas exclusivamente de pessoas físicas de baixa renda reconhecidas pelo poder público como catadores de materiais recicláveis, com o uso de equipamentos compatíveis com as normas técnicas, ambientais e de saúde pública;
k) aquisição ou restauração de obras de arte e objetos históricos, de autenticidade certificada, desde que inerente às finalidades do órgão ou com elas compatível;
l) serviços especializados ou aquisição ou locação de equipamentos destinados ao rastreamento e à obtenção de provas previstas nos incisos II e V do caput do art. 3º da Lei nº 12.850, de 2 de agosto de 2013, quando houver necessidade justificada de manutenção de sigilo sobre a investigação;
VI - para contratação que possa acarretar comprometimento da segurança nacional, nos casos estabelecidos pelo Ministro de Estado da Defesa, mediante demanda dos comandos das Forças Armadas ou dos demais ministérios;
VII - nos casos de guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou de grave perturbação da ordem;
VIII - nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a continuidade dos serviços públicos ou a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares, e somente para aquisição dos bens necessários ao atendimento da situação emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e serviços que possam ser concluídas no prazo máximo de 1 (um) ano, contado da data de ocorrência da emergência ou da calamidade, vedadas a prorrogação dos respectivos contratos e a recontratação de empresa já contratada com base no disposto neste inciso;
IX - para a aquisição, por pessoa jurídica de direito público interno, de bens produzidos ou serviços prestados por órgão ou entidade que integrem a Administração Pública e que tenham sido criados para esse fim específico, desde que o preço contratado seja compatível com o praticado no mercado;
X - quando a União tiver que intervir no domínio econômico para regular preços ou normalizar o abastecimento;
XI - para celebração de contrato de programa com ente federativo ou com entidade de sua Administração Pública indireta que envolva prestação de serviços públicos de forma associada nos termos autorizados em contrato de consórcio público ou em convênio de cooperação;

As solicitações de aprovação deverão conter todos os documentos referentes à fase de planejamento da contratação, quais sejam: Documento de Formalização da Demanda (DFD), Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR), documentos relacionados à pesquisa de preços, Mapa de Gerenciamento de Riscos (MGR) e demais documentos auxiliares ao processo de contratação.

Somente os documentos do órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços, quais sejam: Documento de Formalização da Demanda (DFD), Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR), documentos relacionados à pesquisa de preços, Mapa de Gerenciamento de Riscos (MGR) e demais documentos auxiliares ao processo de contratação.

As solicitações devem ser enviadas por meio de ofício endereçado à Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, contendo toda a documentação prevista (Documento de Formalização da Demanda -DFD, Estudo Técnico Preliminar - ETP, Termo de Referência - TR, documentos relacionados à pesquisa de preços e o Mapa de Gerenciamento de Riscos – MGR), podendo ser enviado para o e-mail sirt.analise@economia.gov.br ou por meio do protocolo eletrônico do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos – MGI, conforme orientações disponíveis em: https://www.gov.br/economia/pt-br/assuntos/processo-eletronico-nacional/conteudo/protocolo.GOV.BR.

Sim, a SGD poderá, de ofício, dar início a processos de aprovação de que trata o art. 2º Instrução Normativa SGD/MGI nº 6, de 29 de março de 2023, caso identifique tal necessidade, solicitando ao órgão o encaminhamento dos seguintes documentos: Documento de Formalização da Demanda (DFD), Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR), documentos relacionados à pesquisa de preços e o Mapa de Gerenciamento de Riscos (MGR).

O prazo referencial é de 30 dias, podendo ser prorrogado por mais 30, se necessário. Esse prazo pode variar para mais ou para menos de acordo com a complexidade do objeto, a quantidade de apontamentos e a necessidade de interações do Subcomitê Interno de Referencial Técnico (SIRT) com a equipe técnica do órgão solicitante.
Após o recebimento da solicitação de autorização, a Secretaria de Governo Digital entra em contato com o órgão demandante e, por meio de uma reunião inicial de alinhamento, apresenta o fluxo de trabalho do SIRT instituído e o cronograma dos trabalhos a serem realizados.

São avaliados os aspectos técnicos e de conformidade da contratação, em especial:

• Alinhamento ao Plano Diretor de TIC do órgão/entidade, ao PCA e à EGD;
• Existência de indícios de direcionamento, restrição à competitividade e sobrepreço;
• Verificação dos riscos mapeados;
• Memória de cálculo da volumetria da demanda;
• Análise das soluções e cenários, com realização de TCO, memória de cálculo e justificativa da solução escolhida;
• Análise dos Critérios de Habilitação (Atestados de capacidade Técnica) e
• Conformidade da pesquisa de preços (IN Seges/ME 65/2021).

Quando se tratar de atas de Serviços de TIC passives de adesão, serão avaliados ainda:

• Justificativa para permissão de adesões à ata de registro de preços;
• Existência da demanda no PCA nos outros órgãos/entidades;
• Restrição das especificações ao ambiente do órgão/entidade gerenciador; e
• Previsão das responsabilidades do órgão gerenciador.

O Subcomitê Interno de Referencial Técnico (SIRT), conforme art. 15 da Portaria GM/MGI nº 2.264, de 26 de maio de 2023, que produzirá um parecer técnico sobre a análise realizada e o submeterá ao colegiados deliberativos (SITIC ou C3E), a depender do valor estimado para a contratação.

• Subcomitê Interno de Contratações de Bens e Serviços de TIC (SITIC), conforme art. 11 da Portaria GM/MGI nº 2.264, de 26 de maio de 2023, para contratações cujo valor global seja igual ou superior 20 (vinte) milhões de reais e inferior a 75 (setenta e cinco) milhões de reais;
• Comitê de Compras e Contratações Estratégicas (C3E), conforme do art. 3º da Portaria GM/MGI nº 2.264, de 26 de maio de 2023, para as contratações cujo valore global seja igual ou superior a 75 (setenta e cinco) milhões de reais.

Os seguintes membros compõem o Subcomitê Interno de Referencial Técnico (SIRT), conforme art. 16 da Portaria GM/MGI nº 2.264, de 26 de maio de 2023:

• A autoridade máxima da Coordenação-Geral de Normas e Análise de Aquisições de Tecnologia da Informação e Comunicação da Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• 02 servidores com conhecimentos técnicos relacionados ao objeto da contratação em análise.
• 01 servidor com conhecimento do processo de contratação de soluções de TIC.

Os seguintes membros compõem o Subcomitê Interno de Contratações de Bens e Serviços de TIC (SITIC), conforme art. 12 da Portaria GM/MGI nº 2.264, de 26 de maio de 2023:

• Autoridade titular da Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• 02 Diretores da Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• 01 representante da Central de Compras da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• 01 representante da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) da Secretaria de Gestão Corporativa do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Os seguintes membros compõem o Comitê de Compras e Contratações Estratégicas (C3E), conforme art. 4º da Portaria GM/MGI nº 2.264, de 26 de maio de 2023:

• Autoridade titular da Secretaria-Executiva do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• Autoridade titular da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• Autoridade titular da Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.
• Autoridade titular da Secretaria de Gestão Corporativa do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

O Modelo de Contratação de Serviços de Outsourcing de Impressão, previsto na Portaria SGD/MGI nº 370 de 2023, tem como objetivo trazer maior flexibilidade na gestão dos serviços, reduzir a ociosidade dos recursos contratados e aumentar a competitividade nas licitações, estabelecendo recomendações para controle, segurança e acessibilidade. Existem três modalidades de contratação disponíveis: franquia mensal, custo por página ou fornecimento de equipamento mais custo por página. Essa abordagem tem a expectativa de resultar em preços e serviços mais adequados às necessidades do órgão contratante.
Para mais informações acesse: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/modelo-de-contratacao-de-outsourcing-de-impressao.

O escopo de aplicação do modelo da Portaria SGD/MGI nº 370 de 2023, está descrito no item 3 do ANEXO - MODELO DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO:

3.1. O escopo deste modelo abrange a contratação de serviços de impressão corporativa de documentos.
3.2. Não faz parte do escopo deste modelo:
a) serviços gráficos, serigrafia;
b) GED (Gestão Eletrônica de Documentos);
c) plotters ou grandes formatos;
d) prototipagens em impressoras 3D;
e) impressoras térmicas (para cupom fiscal e não fiscal, código de barras, etc.);
f) contratações de operadores de reprografia e concessões de uso de espaço interno para prestação de serviços de reprografia/impressão/digitalização para usuários externos; e
g) Contratação de serviços de gestão documental ou exclusivamente de digitalização e indexação de documentos.

Entende-se por serviços de outsourcing de impressão (ou serviços de impressão corporativa): a disponibilidade de equipamentos (multifuncionais e/ou impressoras) nas dependências da contratante, agregando a instalação de software de gerenciamento para monitoramento e tarifação/bilhetagem; a assistência técnica de manutenção preventiva/corretiva; e a reposição de insumos/peças/suprimentos, inclusive papel, quando justificado.

Os serviços de outsourcing de impressão não se confundem com os serviços de aluguel ou locação de impressoras. A locação de impressoras consiste na mera disponibilização de equipamentos de impressão, por parte da contratada, sem a prestação de serviços agregados. O faturamento do contrato de locação de impressoras decorre tão somente da disponibilização da quantidade de máquinas de impressão. O serviço de locação de impressoras, como demais serviços de locação de equipamentos, são modalidades excepcionais destinadas a atender necessidades em um curto período, conforme jurisprudência do TCU a exemplo do Acórdão TCU 3.091/2014-Plenário.

O modelo de contratação de serviços de outsourcing de impressão apresenta três modalidades: A primeira é a Modalidade Franquia Mensal, que envolve o estabelecimento de um valor fixo que abrange o fornecimento do equipamento e uma quantidade mínima de páginas, sendo cobrado o excedente quando ultrapassada a franquia.
Já a Modalidade Sem Franquia consiste na prestação de todos os serviços de outsourcing de impressão, porém, o modelo de pagamento é baseado na quantidade de páginas impressas.
Por fim, a terceira modalidade é a Modalidade Fornecimento de Equipamentos de Impressão com Pagamento de Páginas Impressas, que consiste na prestação dos serviços de outsourcing de impressão com um valor fixo mensal por equipamento fornecido, além de um valor variável baseado na quantidade de impressões realizadas por cada equipamento.

A modalidade franquia mensal apresenta as seguintes vantagens:

1. Foco maior na produtividade dos equipamentos;
2. Controle mais eficaz sobre a quantidade de equipamentos e páginas impressas;
3. Suporte, insumos e peças ficam por conta da contratada;
4. Em geral, é fácil obter preços públicos para pesquisa de preços;
5. Não há custo separado para locação de equipamento (maior flexibilidade);
6. O valor fixo (franquia) já possui uma quantidade mínima de impressões associada;
7. O valor da página excedente é sempre inferior ao valor da página dentro da franquia; e
8. Modalidade em que o valor pago é o que mais se aproxima do efetivamente realizado (por meio da compensação semestral).

A modalidade franquia mensal possui as seguintes desvantagens:

1. Maior dificuldade de gestão das páginas impressas, quando comparado com as demais modalidades; e
2. Pode ser mais complexo de planejar em órgãos/entidades que não possuam histórico de consumo anterior.

A modalidade sem franquia com pagamento apenas por página impressa apresenta as seguintes vantagens:

1. Única modalidade em que se paga exatamente pelas impressões produzidas durante a execução;
2. Opção que pode ser viável quando há um alto volume de impressões mensais, com baixa sazonalidade entre os meses (volume constante durante os meses do contrato);
3. Suporte, insumos e peças ficam por conta da contratada; e
4. Maior facilidade de gestão das páginas impressas, quando comparado com a modalidade franquia + excedente.

A modalidade sem franquia com pagamento apenas por página impressa apresenta as seguintes desvantagens:

1. Em geral, possui o custo unitário mais elevado (amortização está no custo da página);
2. Eleva o risco para o fornecedor, caso a quantidade de impressões fique aquém do estimado;
3. Eleva o risco para a Administração de repactuações ou reequilíbrio econômico-financeiro durante a gestão contratual; e
4. Como é uma modalidade pouco utilizada, pode haver dificuldade na pesquisa de preços.

A modalidade fornecimento de equipamentos com pagamento fixo por equipamentos mais variável por páginas impressas possui as seguintes vantagens:

1. Maior facilidade de gestão das páginas impressas, quando comparado com a modalidade franquia + excedente;
2. Em geral, é fácil obter preços públicos para pesquisa de preços; e
3. Suporte, insumos e peças ficam por conta da contratada.

A modalidade fornecimento de equipamentos com pagamento fixo por equipamentos mais variável por páginas impressas possui as seguintes desvantagens:

1. Falsa sensação de pagar apenas pelo que é impresso (desconsiderando o custo com a locação);
2. Ociosidade ou baixa produtividade dos equipamentos não são questionadas durante a execução do contrato;
3. O custo fixo da locação equivale a uma franquia = 0;
4. Maior dificuldade em devolver equipamentos ociosos durante a gestão contratual;
5. Em geral se desconhece o real valor da página impressa; e
6. Custo real da página aumenta, ao se imprimir menos do que foi planejado.

É preciso considerar inicialmente as necessidades de negócio na realização dos Estudos Técnicos Preliminares. Essas necessidades são os direcionadores para especificar e identificar a solução mais adequada para atender de forma efetiva e eficiente o objetivo ao qual foi previsto. A Portaria SGD/MGI nº 370 de 2023, estabelece como regra considerar também as especificidades com relação ao ambiente onde os equipamentos serão instalados.
Além disso, é importante observar a estimativa de quantidade de equipamentos, que deve ser baseada no histórico de consumo do órgão ou entidade, já considerando a previsão de excedente. Caso a estimativa para um ambiente seja inferior aos valores mínimos de referência, será necessária a agregação das estimativas de mais de um ambiente em um único equipamento até que se atinjam os valores mínimos de referência.
Para justificar a necessidade da área requisitante, caso a necessidade de negócio demande o provimento de equipamentos por andar, é possível utilizar elementos proporcionados pelo item 6.6.d) da Portaria SGD/MGI nº 370 de 2023.
Outros itens podem ser considerados em auxílio às justificativas necessárias, como a definição de requisitos mínimos para impressoras menos demandadas ou soluções de meio termo que contemplem uma impressora a cada dois andares.
Por fim, é importante estabelecer as necessidades de negócio de forma clara e os resultados pretendidos com a contratação. Dessa forma, observando as necessidades estabelecidas, há diferentes cenários e formas de dimensionamento previstos na Portaria SGD/MGI nº 370 de 2023, para comprovar a viabilidade e vantajosidade da solução escolhida.

É necessário especial atenção quanto à vigência dos contratos de outsourcing de impressão – modalidade franquia de páginas mais excedente. Comumente os contratos possuem duração superior a 12 meses (24, 36 ou 48 meses) com possibilidade de prorrogações sucessivas até o limite de 60 meses, de modo a permitir a amortização completa do ativo e consequentemente a redução dos custos unitários por página.
Todavia, é importante levar em consideração as situações fáticas da contratação, considerando o momento e o contexto para definir a duração da vigência do contrato, a exemplo de cenários de migração de trabalho presencial para o teletrabalho, redução ou aumento da quantidade de servidores e funcionários presenciais no órgão ou entidade, e a iminência de implantação de processo eletrônico para documentos e processos administrativos.
Caso o órgão ou entidade opte por uma vigência contratual menor do que 48 meses, não deve fazer exigência por equipamentos novos e de primeiro uso no edital.

Sim, conforme inciso I do art. 11 da Instrução Normativa SGD/ME n° 94, de 2022, as necessidades de negócio e tecnológicas são os direcionadores para especificação e identificação da solução mais adequada com vistas a atender de forma efetiva e eficiente o objetivo ao qual foi prevista.
Além de considerar as necessidades de negócio, a Portaria SGD/MGI nº 370, de 2023, apresenta como regra considerar também as especificidades com relação ao ambiente onde os equipamentos serão instalados, conforme disposto no itens 9.3.f) e 6.6.d) da Portaria SGD/ME nº 370, de 2023.
Assim, deve restar devidamente registrado no ETP o dimensionamento detalhado da memória de cálculo dos quantitativos estimados, comparado às alternativas existentes, tais como os custos provenientes da aquisição de impressoras incluindo a vida útil total, manutenções e substituições ou garantia em detrimento do custo dos serviços de outsourcing de impressão para o mesmo quantitativo, critérios e período.