Perguntas frequentes sobre o NUP

Publicado em 27/07/2020 16h41

FAQ atualizado em 06/05/2020

 

1 - O que é o Número Único de Protocolo (NUP)?

É um padrão numérico composto por 17 dígitos, utilizado para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

A legislação do NUP passou por melhorias para orientar sobre medidas de racionalização do uso dos códigos numéricos de unidades protocolizadoras, simplificar o cadastro e dar maior autonomia aos órgãos e entidades. O novo modelo foi instituído pela Portaria Interministerial MJSP/ME n° 11, de 2019, de 25 de novembro de 2019, regulamentada pela Instrução Normativa Interministerial n° 13, de 27 de fevereiro de 2020alterada pela Instrução Normativa Interministerial n° 32, de 20 de abril de 2020.

2 - Por que foi mantido o padrão de 17 dígitos do NUP na nova legislação?

A manutenção do padrão numérico de 17 dígitos foi uma medida de economicidade, tendo em vista que os órgãos e entidades arcariam com elevados custos para adaptação de seus sistemas informatizados à sistemática de 21 dígitos definida pela Portaria Interministerial n° 2.321, de 30 de dezembro de 2014 (revogada). Essa medida gerou uma economia aproximada de R$ 65 milhões para o governo federal.

3 - Posso adotar o NUP para qualquer tipo de informação?

Não. O NUP é um padrão numérico que deve ser atribuído apenas a documentos avulsos e processos, sejam eles analógicos ou digitais. Os sistemas informatizados onde são armazenados dados e informações que não possuem forma fixa e conteúdo estável devem adotar outros padrões de numeração.

4 - Como calculo os dígitos verificadores do NUP? Posso utilizar a fórmula de cálculo para 21 dígitos?

A fórmula do cálculo dos dígitos verificadores do NUP consta no anexo da Portaria Interministerial MJSP/ME nº 11/2019. Essa fórmula é a mesma da Portaria SLTI/MP nº 3, de 16 de maio de 2003 (revogada), aplicável à composição de 17 dígitos. Portanto, outras fórmulas não se aplicam.

5 - Quais instituições devem utilizar o NUP?

Deverão utilizar o NUP obrigatoriamente os órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional. Para consultar a relação atualizada, acesse o Manual de Estruturas Organizacionais do Poder Executivo Federal, 2ª edição.  

6 - As empresas estatais federais podem utilizar o NUP?

Sim, as empresas estatais federais podem utilizar o NUP  facultativamente, ficando sujeitas aos procedimentos previstos na Portaria Interministerial nº 11/2019.

7 - Quais órgãos podem realizar a gestão das unidades protocolizadoras? 

A gestão das unidades protocolizadoras do órgão e suas entidades vinculadas deve ser realizada obrigatoriamente pelos Ministérios e Presidência da República. Facultativamente o órgão pode autorizar a descentralização das entidades vinculadas (autarquias e fundações). Essa determinação reside no fato de que ainda é necessário realizar a gestão das unidades protocolizadoras a partir do histórico de utilização das faixas numéricas definidas pela Portaria SLTI/MP nº 3/2003, revogada pela Portaria Interministerial nº 11/2019

8 - Como cadastro os gestores de protocolo do meu órgão/entidade?

O cadastro de gestores de unidades protocolizadoras deve ser realizado no endereço https://gestaopen.processoeletronico.gov.br/. Esse portal reúne no mesmo ambiente a gestão do NUP e do Barramento.
O gestor de unidades protocolizadoras designado pelo órgão deve primeiramente verificar se o órgão possui Comitê criado. Para isso, basta clicar em “Solicitar cadastro” e selecionar o órgão.

Se não houver o Comitê criado, realize o cadastro, que será analisado pelo administrador que comunicará a aprovação.

Se já houver comitê criado, solicite ao gestor cadastrado no Portal que o inclua como gestor do NUP. No Portal é possível consultar a relação de gestores. 

Se não conseguir acionar o gestor já cadastrado, abra chamado na Central de Atendimento do PEN e inclua documento comprobatório de delegação de competência para a atividade, como portaria de nomeação, ofício ou e-mail de designação.

9 - Quem pode ser indicado como gestor de unidades protocolizadoras?

Devem ser indicados servidores que atuam na gestão de unidades protocolizadoras, nas unidades administrativas responsáveis pelas atividades de protocolo.

10 - Como faço o cadastro, atualização, alteração, inativação ou a reativação de unidades protocolizadoras?

Para realizar o cadastro, atualização, alteração, inativação ou a reativação de unidades protocolizadoras, o gestor de unidades protocolizadoras deve acessar sua conta no Portal do NUP e Barramento e seguir os procedimentos descritos no Manual de Cadastro de Unidades Protocolizadoras.

11 - Não tenho a relação completa das unidades protocolizadoras utilizadas pelo meu órgão. Como irei atualizar?

A relação de Unidades protocolizadoras cadastradas pelo órgão no Ministério da Economia está disponível na página do material de apoio do NUP. No entanto, é necessário verificar se há outras unidades em uso pelo órgão ou suas entidades, que não tenham sido comunicados e, portanto, não constam na relação.

12 - Qual é o prazo para atualizar as unidades protocolizadoras em uso ou desativadas?

O prazo para realizar o cadastro das unidades protocolizadoras foi prorrogado até o dia 3 de julho de 2020, pela Instrução Normativa Interministerial nº 32, de 20 de abril de 2020.

13 - O que pode ocorrer se meu órgão não realizar o cadastro das unidades protocolizadoras?

O órgão que deixar de realizar o cadastro de suas unidades protocolizadoras e entidades vinculadas estará descumprindo a Instrução Normativa Interministerial nº 13/2020 e perderá os códigos de Unidades Protocolizadoras em uso não informados, uma vez poderão ser  disponibilizados a outros órgãos que estejam necessitando.

14 - Como informo o código de unidade protocolizadora desativada que não está no SIORG?

As unidades protocolizadoras antigas que não constam da estrutura organizacional e regimental atual do órgão ou entidade devem ser informadas manualmente na opção "unidade legada".

15 - Meu órgão é uma autarquia/fundação. Como faço para realizar o cadastro das unidades protocolizadoras?

O cadastro das unidades protocolizadoras dos órgãos e entidades vinculados deverá ser realizado pelo Ministério com o qual possui vínculo, conforme previsto no art. 8º da Instrução Normativa Interministerial nº 13/2020.

16 - Minha unidade foi transferida para um novo órgão, como devo proceder?

Nos casos de alteração de vinculação ou subordinação no mesmo órgão ou para outro órgão, deve ser mantido o mesmo código de unidade protocolizadora.

17 - Minha unidade teve o nome alterado, devo solicitar outro código de unidade protocolizadora?

Não. Nos casos de alteração do nome da unidade o código de UP já em uso deve ser mantido.

18 - Minha unidade protocolizadora foi extinta. Posso reaproveitar seu código de  unidade protocolizadora?

Não. O código de unidade protocolizadora de unidades extintas não pode ser reaproveitado. Deve-se proceder à inativação.

19 - Quero cadastrar uma unidade protocolizadora ativa que não está no SIORG, como devo proceder?

Só é possível cadastrar como unidades protocolizadoras ativas aquelas que compõem a estrutura formal do órgão ou entidade e que estão cadastradas no Siorg. Nesse caso, registre chamado na Central de Atendimento com a justificativa, para análise do administrador.