Calma, temos um plano

O sucesso de um plano de transformação digital guarda uma estreita relação com a qualidade dos fluxos de informações que o permeiam.

Esses fluxos de informações podem ser formalizados num plano de comunicação.

Elabore um plano de comunicação levando em consideração tanto o público interno, no âmbito da gestão e da governança da transformação digital, quanto o público externo, formado, sobretudo, pelos cidadãos usuários e/ou potenciais usuários dos serviços ofertados pelo estado ou município.

Um bom fluxo de informações definido pelo plano de comunicação evita o excesso de reuniões que, em muitas ocasiões, apresentam aspectos meramente informacionais sem direcionar a tomada de decisão.

Estabeleça um painel de controle com os principais indicadores de desempenho dos planos para proporcionar o seu monitoramento em tempo real.

O detalhamento do estágio de implementação da estratégia de governo digital poderá ser disponibilizado na internet, a fim dar publicidade às ações e incentivar o controle social em relação à iniciativa.

Passo 10 Comunique o tempo todo

Passo 10

COMUNIQUE, O TEMPO TODO

A internet e a transformação digital nos possibilitaram registrar e trocar experiências. Casos de sucesso podem nos inspirar a seguir por melhores caminhos, enquanto fracassos e contratempos podem ser evitados se soubermos aprender com os erros dos outros. Nesse contexto, as redes e estratégias de comunicação são fator essencial para sucesso da estratégia.

Cada integrante do núcleo de transformação digital deve ser estimulado a desenvolver as próprias redes com atores chave. Capacitações externas, das quais participem atores de outras instituições, podem gerar frutos valiosos. Contatos com instituições, empresas e órgãos engajados na missão da transformação digital devem ser buscados. A participação em grupos temáticos em aplicativos de comunicação também é recomendada

Para estratégias municipais, recomenda-se ainda buscar contato com representantes do governo do estado e mesmo de municípios pares que estejam mais avançados no processo. Para cidades pequenas, onde o aspecto presencial está arraigado na cultura do cidadão, pode ser importante materializar as entregas, oferecendo oportunidades para a alta gestão “inaugurar” os avanços. A inauguração de um serviço de autoatendimento (que passou a poder ser iniciado e concluído pelo próprio cidadão) por meio de equipamentos de tipo “totem”, localizados em espaços físicos de maior circulação de cidadãos em busca de serviços públicos pode dar mais visibilidade para as entregas e satisfazer politicamente as autoridades, aumentando o apoio interno às iniciativas de transformação.

Se possível, no âmbito local, pode-se oferecer treinamentos para o público em geral em habilidades digitais, além de garantir conectividade e inclusão digital. Também é importante fornecer os mais diversos, acessíveis e amigáveis canais de escuta da população, para que ela se faça ouvir e avalie os serviços e as políticas públicas. Enfim, deve-se pôr em prática a transparência ativa, garantindo o controle social sobre o uso dos dados.

Internamente também a comunicação é essencial. Os gestores do núcleo devem estabelecer rotina de reports frequentes, se possível semanais, com atualização de cronogramas de entregas e mapeamento de riscos / problemas. Caso necessário, esses problemas devem ser rapidamente levados à alta gestão para tratamento mais decisivo.

Do ponto de vista interno, é importante também manter um fluxo permanente de comunicação e de disseminação, à toda a equipe, dos objetivos da transformação, da missão da gestão, das prioridades e das metas, a fim de dar sentido ao trabalho e manter o engajamento de todos.

Vale ressaltar ainda a importância dos servidores públicos em todo o processo de transformação digital, pois são eles que conhecem mais as dores do usuário. É preciso escutá-los, construir em conjunto e trabalhar as resistências e a gestão da mudança. Informação e capacitação são os caminhos para o engajamento. Oferecer treinamentos e criar incentivos e prêmios, que celebrem a tomada de risco, o empreendedorismo e a experimentação. Metodologias de inovação também podem ajudar.

Por fim, vale a pena comemorar e divulgar cada conquista. Com a estratégia baseada em entregas pequenas e frequentes, sempre haverá uma boa notícia sobre o projeto em curso. É preciso compartilhar todas elas, nos canais digitais, nas redes sociais, em eventos. Isso mantém a equipe de transformação digital satisfeita e engajada, traz a atenção para parceiros fora e dentro governo (mesmo aqueles que, de início, sejam mais céticos) e, principalmente, chega até a população, que, no fim das contas, é o objetivo maior da transformação digital.

Afinal, os serviços são criados e ofertados para serem utilizados e, se isso não ocorre, todo o esforço terá sido em vão. No fim das contas, a razão de todo o trabalho de transformação digital é, simplesmente, melhorar a vida das pessoas.

Como fazer um plano de comunicação?

Para um plano de comunicação estruturado, sugere-se perpassar pelas seguintes atividades:

• Levantar as partes interessadas, internas e externas, de acordo com as iniciativas previstas;

• Definir as necessidades de informação das partes interessadas;

• Estabelecer meios e formas de fluxos de comunicação internos e externos, de acordo com perfis das partes interessadas;

• Estabelecer a periodicidade das comunicações;

• Definir indicadores de monitoramento da execução;

• Definir indicadores de avaliação das iniciativas;

• Elaborar um painel de controle com os principais indicadores de desempenho das iniciativas e dos planos.

• Definir extratos das informações a serem publicadas.

Experiência local 1 Bezerros PE passo 10

experiência local 1

BEZERROS – PE

Com o objetivo de otimizar o processamento das informações que respaldam a qualidade do sistema de saúde, o município de Bezerros implementou o Formulário Online de Notificação de Síndrome Gripal em 22 unidades do sistema. Com a implementação dessa ferramenta digital, as unidades tiveram seus processos internos modificados e, portanto, a comunicação interna foi essencial para garantir o êxito da iniciativa. Cada unidade foi apresentada e treinada na ferramenta, os feedbacks foram coletados, assim como as demandas de infraestrutura necessárias para a implantação da mesma. Outro ponto importante para a implantação exitosa foi a velocidade de comunicação para a correção e ajustes, visando garantir o mínimo de atrito ou falta de informação na rotina da unidade durante os primeiros dias da implantação. Para isso, foram criados grupos de aplicativo de mensagem com enfermeiros e médicos, buscando estar próximos para resolver as questões técnicas e operacionais rapidamente.

 

Experiência local BH Passo 10

experiência local 2

BELO HORIZONTE – MG

Em Belo Horizonte, a comunicação também foi fator chave para o sucesso das iniciativas de transformação digital no município. Internamente, foram adotadas práticas de engajamento dos servidores através de capacitações e eventos temáticos no âmbito da inovação e digitalização de forma que a pauta fosse enraizada na gestão. Com esse movimento, os servidores puderam observar os impactos do digital em suas rotinas e amadureceram ideias de modo que os próprios órgãos passaram a demandar a digitalização dos seus serviços. Já em relação a comunicação externa, a estratégia foi o investimento para divulgação dos resultados positivos obtidos com as ações de transformação digital na cidade com objetivo de aumentar a demanda e, consequentemente, fortalecer a necessidade e o apoio para a inserção de mais serviços digitais. Como resultado, atualmente as demandas por aplicativo e portal de serviços superam as captadas presencialmente. 

PASSO 9

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